Remote en hybride werken de norm is geworden in Nederland. Werknemers werken vanuit verschillende landen, en bedrijven hebben internationale locaties. Deze ontwikkeling brengt echter wel obstakels met zich mee, omdat er veel bestanden moeten worden gedeeld. Dus hoe zorg je ervoor dat deze documenten beveiligd en makkelijk te delen zijn met het team, waar ze zich ook bevinden? Dat is waar virtuele datarooms om de hoek komen kijken. Maar wat is een virtuele data room eigenlijk? En waarom is een dataroom nuttig voor bedrijven die steeds digitaler worden?

Hoe werkt een data room en waarom kunnen bedrijven niet zonder?

Voor het bestaan van het internet werden kwetsbare documenten bewaard in een fysieke datakamer waar alleen bepaalde mensen toegang tot hadden. Een fysieke data kamer is echter niet meer van deze tijd. Als bedrijf wordt je dagelijks blootgesteld aan gevoelige informatie. Denk aan klantgegevens, interne cijfers of contracten. Deze gegevens moeten veilig worden bewaard, maar ook toegankelijk zijn voor alle betrokkenen, waar ze zich ook bevinden.

Dat is precies waarom virtual data rooms zijn ontwikkeld. Hiermee kunnen bestanden makkelijk en op een veilige manier worden gedownload en gedeeld. Zo is er strikte toegangscontrole, encryptie, en gedetailleerd rechtenbeheer. Iedereen die je als bedrijf toegang wilt geven, dat veilig en op elk moment doen, zonder de zorgen over papierwerk of verlies van documenten.

Dit alles maakt virtual datarooms onmisbaar voor elk bedrijf, zeker in een tijd waarin we allemaal steeds vaker op afstand werken. Maar hoe kunnen data rooms bijdragen aan efficiënt op afstand werken?

Hoe een virtual data room remote werken ondersteunt

Volgens het Centraal Bureau van Statistiek werkt meer dan de helft van de werkende mensen in Nederland wel eens vanuit huis. Om dit te kunnen ondersteunen, zijn er duizenden digitale hulpmiddelen beschikbaar voor bedrijven en werknemers. Een belangrijk voorbeeld daarvan is een virtuele dataroom. Maar wat maakt een data room provider nou zo handig voor remote of hybride werk? 

Allereerst het toegangsbeheer van een dataroom. Hiermee kun je precies bepalen wie wat mag zien, bewerken of downloaden. Je kunt bijvoorbeeld je hele team toegang geven tot bepaalde documenten, en alle andere mensen weigeren. Daarnaast is er versiecontrole. Stel je voor dat je constant documenten moet bijwerken en dat je niet meer weet welke versie het laatste is. In een virtuele dataroom kun je heel eenvoudig zien welke versie de meest recente is en alles goed bijhouden. Hierdoor heb je geen toestand meer met verschillende versies van hetzelfde document.

Maar ook de beveiliging van de documenten is erg sterk. Virtuele datarooms maken namelijk gebruik van encryptie, watermerken en beperkingen op het downloaden of afdrukken van bestanden. Hierdoor blijft alle data veilig, zelfs als je team vanuit andere delen van de wereld werkt.

Waar worden virtual data rooms vooral gebruikt?

Bijna elk bedrijf kan wel een virtual data room gebruiken. Toch zijn er sectoren waar datarooms het vaakst worden gebruikt. Met name bedrijven die veel met financiële en juridische gegevens werken, en bedrijven die in een fusie of overname (M&A) verkeren. Er is binnen deze sectoren namelijk veel gevoelige informatie zoals contracten en financiële rapporten. Met een virtuele dataroom kunnen al deze gegevens veilig worden gedeeld met verschillende partijen.

Waarom een data room bijdraagt aan de overstap naar de digitale wereld

35 jaar geleden kwam het internet in Nederland. Sinds die tijd is er veel veranderd. Bedrijven gebruiken digitale software, computers en snelle verbindingen om hun producten en diensten aan te bieden, en met elkaar samen te werken. Hybride werken en digitale transformatie zijn versneld. Cybersecurity is daardoor een erg grote uitdaging geworden. En met de stijgende hoeveelheid online diensten is digitale innovatie daarom niet te missen. 

Een virtuele dataroom is ontwikkeld om cybersecurity te versterken. Veiligheid is immers het belangrijkste wanneer je als bedrijf overstapt op digitale diensten. Datarooms voldoen aan strenge regelgeving zoals GDPR, ISO 27001 en SOC 2. En je kunt zelf bepalen wie persoonlijke gegevens van bijvoorbeeld klanten kan inzien. Aan strenge regelgeving kun je hierdoor dus makkelijker voldoen.

Dit is dus anders dan reguliere cloudopslag. Datarooms hebben end-to-end encryptie en strikte toegangscontrole, en reguliere cloudopslag heeft dit niet. Je data is hierdoor altijd beschermd en alleen de mensen die jij toestemming geeft kunnen dit bekijken.

Het kiezen van een virtuele dataroom is dus de perfecte manier om met sterke beveiliging online te kunnen werken en zorgt ervoor dat je bedrijf strikte regelgeving kan naleven. Het is dé tool van de digitale toekomst! Maar hoe kies je een goede virtuele dataroom voor jouw bedrijf?

De juiste data room provider kiezen voor jouw bedrijf

Als je eenmaal hebt besloten om een data room te gebruiken, is het kiezen van de juiste provider cruciaal. Maar hoe weet je welke provider bij jouw bedrijf past? Er zijn een paar belangrijke punten waar je op kunt letten.

Ten eerste is gebruiksvriendelijkheid heel belangrijk. Je wilt niet dat je team wekenlang bezig is met uitzoeken hoe de virtuele data room werkt. Kies dus een provider met een simpele en intuïtieve interface, zodat iedereen snel aan de slag kan.

Daarnaast zijn integratiemogelijkheden belangrijk. Je data room moet goed kunnen samenwerken met de tools die je al gebruikt, zoals je CRM of projectmanagementsoftware. De beste dataroom software maakt steeds vaker slim gebruik van AI. Zo kunnen sommige online datarooms documenten automatisch herkennen en direct op de juiste plek zetten. Vooral bij complexe deals, zoals een overname of audit, is dat een flinke plus.

Tot slot natuurlijk beveiliging. Kies altijd een dataroom die zijn beveiliging op orde heeft, met keurmerken zoals ISO 27001, SOC 2 en GDPR. Denk daarnaast ook aan end-to-end encryptie, zodat je bestanden zelfs binnen de virtual data room versleuteld blijven. Of meervoudige authenticatie en IP-whitelisting, zodat alleen de juiste mensen toegang krijgen. Hoe gevoeliger de informatie die je deelt, hoe belangrijker deze functies worden.

Conclusie

De technologie in Nederland ontwikkelt zich snel, dit geldt ook voor virtual data room providers. Waar je vroeger tien mensen voor nodig had, kun je nu gebruikmaken van geoptimaliseerde online systemen. Virtuele datarooms met AI integratie kunnen je helpen met het automatisch ordenen van documenten of zelfs voorspellen wie toegang nodig heeft tot welke informatie. En dat terwijl alle gegevens netjes beheerd en veilig op één plek staan. De rol van virtual data room providers in remote of hybride werken en digitale samenwerking zal daarom alleen maar belangrijker worden als onze technologie zich constant blijft ontwikkelen.