De juiste virtuele dataroom (VDR) provider kiezen is erg belangrijk voor bedrijven die gevoelige documenten veilig willen delen. Het is een soort veilige online ruimte waar bedrijven hun gevoelige bestanden opslaan en delen. Handig als je van plan bent om een overname te regelen, investeerders zoekt of een audit moet laten doen. Maar wat kost dat eigenlijk? Virtuele datarooms verschillen erg in prijs, dit hangt onder andere af van opslag, het aantal gebruikers en extra beveiliging. Als je niet oplet, betaal je al snel te veel door verborgen kosten. We leggen je daarom alles uit over data room prijzen en hoe je de beste keuze maakt voor jouw bedrijf, inclusief tips om verborgen kosten te voorkomen.

Dataroom	Beschrijving	Prijzen
Drooms	Betaalbare en gebruiksvriendelijke dataroom. Je kunt het 30 dagen gratis proberen en als je je eigen branding wilt toevoegen, betaal je een kleine meerprijs. Geschikt voor zowel kleine als grote bedrijven.	Vanaf €18 per maand. Eigen branding kost €9,90 per maand extra. Voor onbeperkte opslag moet je een offerte aanvragen.
iDeals	Een van de bekendste datarooms, vooral omdat het erg veilig en makkelijk te gebruiken is. Je krijgt onbeperkte opslag en kunt precies instellen wie toegang krijgt tot welke bestanden. Ook handig: klantenservice is 24/7 bereikbaar.	Prijzen hangen af van je projectgrootte en duur. Gratis 30 dagen uitproberen.
Datasite	Ideaal voor grote deals en bedrijven die maatwerk nodig hebben. Je krijgt geavanceerde analysetools en sterke beveiliging. Perfect als je met gevoelige data werkt en niets aan het toeval wilt overlaten.	Prijzen op aanvraag, geen gratis proefperiode vermeld.
Intralinks	Hier betaal je niet per gebruiker, maar per pagina die je in de dataroom zet. Dat kan handig zijn als je veel documenten moet delen. Ze bieden topbeveiliging en ondersteuning voor M&A en due diligence.	Prijzen op aanvraag, geen gratis proefperiode.
Onehub	Flexibele prijzen en korting als je per jaar betaalt. Gebruiksvriendelijk, makkelijk samenwerken en bestanden delen. Goede keuze als je een simpele, maar veilige oplossing zoekt.	Vanaf €15 per gebruiker per maand. Gratis 14 dagen proberen.
Brainloop	Focus op maximale beveiliging. Ze bieden een gratis proefperiode, dus je kunt het eerst testen zonder ergens aan vast te zitten. Superveilig en ideaal voor samenwerking en documentbeheer.	Prijzen op aanvraag, gratis proefperiode beschikbaar.

Wat bepaalt de kosten van een virtuele data room?

Wil je een veilige manier om documenten te delen? Dan kom je al snel uit bij een virtual data room. Maar waarom verschillen de prijzen zo veel? We zullen je alles uitleggen.

Opslag

Wil je veel bestanden opslaan of delen? Dan is het pakket vaak duurder. Ook is er soms een maximum hoeveelheid data die je kan opslaan. Heb je maar een paar documenten? Dan kom je vaak weg met een basispakket. Maar als je een grote deal doet en honderden bestanden moet delen, heb je misschien terabytes aan opslag nodig. En hoe meer opslag je gebruikt, hoe hoger de prijs. Sommige aanbieders rekenen extra als je over je limiet gaat.

Aantal gebruikers

Niet iedereen kan zomaar toegang krijgen tot een virtual data room. Sommige providers laten je per gebruiker betalen, terwijl anderen vaste pakketten hebben met een maximaal aantal gebruikers. Werk je met investeerders of advocaten? Dan heb je waarschijnlijk extra accounts nodig, en dat kan de prijs snel opdrijven.

Beveiliging

Hoe gevoeliger je documenten, hoe beter de beveiliging moet zijn. Extra maatregelen zoals encryptie, dynamische watermerken of twee factor authenticatie maken je virtuele dataroom veiliger, maar kosten ook meer. Wil je volledige controle over wie welke documenten mag zien? Dan betaal je daar vaak extra voor.

Extra functies

Sommige virtuele datarooms bieden alleen de basis, terwijl andere slimme tools hebben zoals AI-zoekfuncties of automatische documentindexering. Erg handig, maar wel wat duurder. Idealiter wil je natuurlijk alleen betalen voor de functies die je echt gaat gebruiken, dus denk goed na wat je nodig hebt voor je bedrijf.

Wil je niet te veel uitgeven? Vergelijk de opties dan goed. Maar hoe doe je dat eigenlijk?

Welke virtuele dataroom past bij jouw bedrijf?

Sta je op het punt om gevoelige documenten veilig te delen en twijfel je welke virtual data room het beste bij je past? We hebben de prijzen van verschillende datarooms voor je uitgezocht. 

Prijzen van populaire virtuele datarooms

Drooms: Betaalbaar en makkelijk instappen

Drooms is een goede optie als je een betaalbare dataroom zoekt. Je betaalt vanaf €18 per maand, maar begint met de eerste 30 dagen gratis. Je kunt dus eerst uitproberen of het bij jouw specifieke behoeften en bedrijf past. Wil je je dataroom aanpassen met je eigen branding? Dat kost €9,90 per maand extra. Voor grotere bedrijven is er een Enterprise-abonnement met onbeperkte opslag, maar daar moet je eerst een offerte voor aanvragen.

iDeals: Superveilig en 30 dagen gratis proberen

iDeals is een bekende speler in de markt. Hun prijzen hangen af van hoe lang en hoe groot je project is. Er is een proefperiode van 30 dagen, dus ook bij iDeals kun je alles eerst toegankelijk uitproberen. Wat fijn is aan iDeals is dat je onbeperkte opslag krijgt en extra beveiliging, waarbij je zelf kunt kiezen wie toegang tot welk bestand heeft. Ook is de klantenservice de hele dag bereikbaar als je tegen iets aanloopt.

Datasite: Voor grotere deals en maatwerk

Als je bezig bent met een grote deal, is Datasite misschien een goede keuze. Ze werken niet met vaste prijzen; je moet een offerte aanvragen. Een gratis proefperiode wordt niet vermeld, maar ze bieden sterke analysetools, topbeveiliging en ondersteuning voor complexe projecten. Ideaal voor grote transacties of bedrijven die met gevoelige data werken.

Intralinks: Betalen per pagina voor vertrouwelijke documenten

Bij Intralinks betaal je niet per gebruiker, maar per pagina die je in de dataroom zet. Dat kan voordelig zijn als je veel documenten moet delen, zoals bij een fusie of overname. Ze hebben geen gratis proefperiode, maar je krijgt wel meteen extra beveiligingsopties en ondersteuning voor M&A en due diligence. Hoeveel je precies betaalt, hangt volledig af van wat je nodig hebt voor je bedrijf.

Onehub: Flexibel en met korting

Onehub heeft flexibele prijzen en als je per jaar betaalt, krijg je tot 20% korting. Of ze een gratis proefperiode aanbieden, is niet helemaal duidelijk. Wat je wel krijgt: gebruiksvriendelijke werkruimten, samenwerkingstools en beveiligde bestandsdeling. Perfect als je een simpele, maar beveiligde dataroom zoekt.

Brainloop: Maximale beveiliging en gratis testen

Brainloop richt zich vooral op maximale beveiliging. Ze hebben geen vaste prijzen, maar wel een gratis proefperiode. Dit maakt het handig om uit te proberen zonder meteen ergens aan vast te zitten. Hun extra functies? Superveilige opslag, samenwerkingsmogelijkheden en documentbeheer. Prijzen zijn op aanvraag.

Als je net begint of iets kleinschaligs zoekt, is Onehub of Drooms een prima optie. Voor serieuze deals zijn Datasite of Intralinks beter. Wil je maximale controle over je bestanden? Brainloop of iDeals bieden de beste beveiliging. Test een gratis proefperiode en kijk wat het beste werkt voor jou!

Gratis of betaalde virtuele datarooms: wat past bij jouw bedrijf?

Je wilt vertrouwelijke informatie opslaan, beheren of delen en daar heb je een veiligere oplossing voor nodig dan Google Drive. Maar kies je dan voor een gratis dataroom of een betaalde versie? We zullen je uitleggen wat de verschillen zijn en welke opties het beste bij jouw situatie en bedrijf passen.

Gratis virtuele datarooms

Gratis datarooms klinken aantrekkelijk, vooral als je kosten wilt besparen. Ze werken prima als je gewoon wat bestanden wilt delen of opslaan zonder al te veel gedoe.

Waarom zou je voor een gratis virtual dataroom gaan?

• Je betaalt niks: Ideaal als je net begint en geen groot budget hebt.
• Eenvoudig in gebruik: Vaak hoef je niks ingewikkelds in te stellen, gewoon uploaden en delen.
• Handig voor simpele projecten: Werkt prima als je alleen met een klein team samenwerkt en geen gevoelige informatie deelt.

Maar er zitten ook nadelen aan:

• Beveiliging is minimaal: Er is meestal geen encryptie of tweefactorauthenticatie, dus je loopt meer risico op datalekken.
• Minder controle: Je kunt vaak niet instellen wie welke documenten mag zien of bewerken, wat lastig is als je met externe partijen werkt.
• Geen klantenservice: Als er iets misgaat, moet je het zelf oplossen. Niet handig als je midden in een belangrijke deal zit.

Betaalde virtual data rooms

Betaalde datarooms zijn voor bedrijven die écht veilige opslag en samenwerking nodig hebben. Ze hebben meer opties en zorgen ervoor dat alleen de juiste mensen toegang krijgen.

Waarom zou je voor een betaalde virtual dataroom gaan?

• Topbeveiliging: Alles wordt versleuteld en je kunt precies instellen wie wat mag zien.
• Meer functies: Denk aan slimme zoekfuncties, automatische back-ups en rapportages die laten zien wie je documenten bekijkt.
• Altijd hulp beschikbaar: Je krijgt 24/7 ondersteuning, wat superhandig is als er iets misgaat.

Er is één nadeel:

• Het kost geld: Afhankelijk van de aanbieder kunnen de kosten oplopen, vooral als je veel opslagruimte of uitgebreide functies nodig hebt.

Betaald of gratis kiezen voor jouw bedrijf?

Als je af en toe een paar documenten deelt en niet bang bent voor beveiligingsrisico’s, kun je best een gratis VDR gebruiken. Maar als je werkt met gevoelige gegevens, zoals bij investeerders, contracten of juridische documenten, dan is een betaalde virtual dataroom een slimmere keuze. Zo weet je zeker dat je alles veilig en professioneel regelt. Maar waar moet je nog meer op letten als je prijzen van datarooms vergelijkt?

Verborgen kosten in virtuele datarooms: waar moet je op letten?

Je denkt een goede deal te hebben met een virtuele dataroom, maar dan komen de extra kosten. Meer opslag nodig? Extra betalen. Meer mensen toegang geven? Dat kost ook extra geld. Ook het toevoegen van bijvoorbeeld extra beveiliging betaal je daar ook extra voor. Maar waar moet je op letten om deze verborgen kosten te voorkomen?

Opslaglimieten en extra kosten

De meeste virtual data providers geven je een bepaalde hoeveelheid opslagruimte, maar wat als je daar overheen gaat? Dan kan het flink in de papieren lopen. Vooral als je veel documenten moet opslaan, zoals contracten of juridische papieren. Datasite bijvoorbeeld rekent extra als je hun standaard opslaglimiet overschrijdt. Hoeveel? Dat hangt af van hoe groot je project is. Dus als je denkt dat je veel documenten nodig hebt, check dan vooraf hoeveel ruimte je krijgt en wat de kosten zijn als je die overschrijdt. Anders krijg je straks een factuur die veel hoger uitvalt dan je had gedacht.

Kosten per gebruiker

Je zou denken dat een paar extra gebruikers niet veel uitmaakt, maar bij sommige aanbieders kunnen de kosten snel oplopen. Werk je met investeerders of advocaten, dan groeit het aantal gebruikers al gauw. iDeals rekent bijvoorbeeld extra kosten per persoon die je toevoegt, waardoor je maandelijkse factuur flink kan stijgen. Bij intensieve samenwerking met meerdere partijen is het handig om een pakket te kiezen waarin meerdere gebruikers standaard zijn inbegrepen.

Extra beveiligingskosten

Je wilt natuurlijk dat je documenten veilig zijn, maar wist je dat extra beveiliging vaak niet standaard inbegrepen is? Tweefactorauthenticatie, IP-whitelisting en document-tracking kosten bij sommige aanbieders extra. Intralinks bijvoorbeeld biedt sterke encryptie en geavanceerde beveiligingsopties, maar die zitten in hun premium pakketten. Als je gevoelige gegevens hebt en je wilt maximale controle, dan moet je dus rekening houden met extra kosten.

Hoe voorkom je onverwachte kosten?

Voordat je een dataroom kiest, controleer dan het volgende:

• Hoeveel opslag krijg je en wat kost extra opslag?
• Moet je per gebruiker betalen en hoeveel kost dat?
• Welke beveiligingsopties krijg je standaard en wat kost extra beveiliging?
• Is er een duidelijke prijsstructuur zonder verborgen kosten?
• Vergelijk aanbieders niet alleen op prijs, maar ook op wat je écht krijgt.

Je wilt niet achteraf voor verrassingen komen te staan bij het gebruik van een digitale dataroom. Als je van tevoren de prijsstructuur goed uitzoekt en let op extra kosten, kies je slimmer en houd je de uitgaven onder controle. Maar hoe kies je een dataroom die binnen je budget blijft?

Hoe kies je de juiste virtual data room binnen je budget?

Je hebt een dataroom nodig voor je bedrijf, maar je wilt niet onnodig te veel betalen. Maar hoe weet je zeker dat je de juiste dataroom kiest?

Bepaal wat je echt nodig hebt

Waar ga je de dataroom precies voor gebruiken? Heb je een veilige plek nodig voor een fusie of overname, waar je gevoelige documenten deelt met potentiële kopers? Of zoek je een oplossing voor investeerders zoeken, een audit of misschien wil je onderzoek veilig delen binnen je team. Welke bestanden wil je delen, en moet de dataroom gekoppeld worden aan je CRM? Hoe streng wil je de beveiliging instellen? Elke situatie vraagt om andere functies. Het is handig om dit op een rijtje te zetten, zodat je daarna prijzen met elkaar kunt vergelijken.

Vergelijk aanbieders en hun prijzen

Elke dataroom heeft een ander prijsmodel. Sommige laten je betalen per gebruiker, terwijl anderen kosten berekenen op basis van opslag of hoe lang je de dataroom gebruikt. Wat in eerste instantie goedkoop lijkt, kan uiteindelijk toch duurder uitvallen. Let dus goed op wat er inbegrepen is en welke extra kosten er kunnen bijkomen, zoals extra opslag of extra beveiligingsopties.

Kijk verder dan alleen de basisprijs

Soms lijkt een provider goedkoop, maar als je alle extra kosten meetelt, ben je uiteindelijk duurder uit. Vraag vooraf naar de totale kosten, inclusief extra functies en mogelijke uitbreidingen. Let op of er maandelijkse of jaarlijkse tarieven zijn en of er kortingen zijn als je voor een langere periode betaalt.

Onderhandel over de prijs

Denk niet dat de genoemde prijzen vaststaan. Veel aanbieders zijn bereid te onderhandelen, zeker als je voor langere tijd klant blijft. Begin met het vragen naar kortingen en de beste aanbiedingen voor jaarabonnementen in plaats van maandelijkse betalingen. Providers bieden vaak betere tarieven als je vooraf betaalt. Heb je een klein bedrijf of werk je aan meerdere projecten? Geef dit aan en vraag of ze een pakket op maat kunnen maken.

Een slimme onderhandelingstechniek is om verschillende offertes op tafel te leggen. Laat weten dat je meerdere aanbieders overweegt en vraag wat zij extra kunnen bieden om jou als klant binnen te halen. Sommige providers verlagen hun prijs of voegen extra functies toe, zoals meer opslag of gratis extra gebruikers.

Ook kun je vragen of er een proefperiode is waarin je de dataroom kunt testen zonder direct te betalen. Sommige providers rekenen pas kosten als je project daadwerkelijk live gaat. Als je weinig opslag nodig hebt, kan het lonen om te onderhandelen over een lager instaptarief. Vraag altijd naar verborgen kosten en laat ze in de offerte duidelijk opnemen, zodat je niet achteraf voor verrassingen komt te staan.

Een virtual data room hoeft geen enorme kostenpost te zijn als je slim vergelijkt en onderhandelt. Door van tevoren goed te kijken naar wat je echt nodig hebt en waar de kosten zitten, voorkom je verrassingen en kies je de beste deal.

Veelgestelde vragen over de kosten van virtuele datarooms

Hoeveel kost een virtuele dataroom?

Dat hangt af van de aanbieder en het prijsmodel. Je kunt voor een vast bedrag per maand een abonnement afsluiten (bijvoorbeeld €99), of betalen per gebruiker of per GB.

Welke virtuele dataroom is het goedkoopst?

De goedkoopste optie hangt af van wat je nodig hebt. Onehub en SecureDocs hebben redelijk lage instapprijzen en eenvoudige pakketten die prima werken voor kleine bedrijven.

Welke prijsmodellen gebruiken virtuele dataroom providers?

Sommige providers laten je betalen per gebruiker, andere per gigabyte aan opslag of per maand met een vast tarief. Wat het beste werkt, ligt eraan hoe groot je project is en hoe vaak je de VDR gebruikt.

Zijn er verborgen kosten?

Ja, die kunnen er zeker zijn. Extra opslag, meer gebruikers of geavanceerde beveiliging kunnen allemaal extra geld kosten, dus check altijd de kleine lettertjes voordat je iets afsluit.

Kun je een virtuele dataroom gratis uitproberen?

Bij veel providers kun je eerst een proefperiode doen om te kijken of het bij je past. Dat is ideaal om te testen of de software werkt zoals jij wilt, zonder meteen vast te zitten aan een abonnement.

Hoe kies ik een virtuele dataroom binnen mijn budget?

Allereerst, bedenk goed wat je nodig hebt binnen je bedrijf. Je wilt natuurlijk niet betalen voor functies die je toch niet gebruikt. Gebruik daarna onze tabel en checklist om de opties en prijzen te vergelijken. 

Zijn er kortingen als je een langere periode afsluit?

Ja, vaak geven dataroom providers korting als je meteen een jaarabonnement afsluit in plaats van maandelijks te betalen.

Is een virtuele dataroom wel veilig?

Ja, virtuele datarooms gebruiken encryptie en andere beveiligingsmaatregelen om je bestanden te beschermen. Controleer wel of dingen zoals tweefactorauthenticatie en toegangsbeheer standaard inbegrepen zijn in de prijs.

Kun je onderhandelen over de prijs?

Ja, zeker bij grotere projecten of als je voor langere tijd klant wilt worden. Vraag naar kortingen of kijk of je een pakket op maat kunt laten maken.

Conclusie: hoe kies je de beste virtual data room?

Welke virtual data room het beste is, hangt af van wat je nodig hebt en hoeveel je wilt uitgeven. Check daarom goed hoe de prijzen zijn opgebouwd, of je betaalt per gebruiker of per GB, en of er extra kosten zijn. Werk je met erg gevoelige documenten? Neem dan een virtual dataroom met sterke beveiliging. Met onze tabel vind je gemakkelijk een dataroom die het beste bij jouw bedrijf past.